Пример · Рентген на процес
Ето как изглежда един процес, разписан на стъпки
Това е познат процес в много компании: от входящо запитване до изпратена оферта. Под всяка стъпка съм записала какво прави впечатление, когато процесът се сложи на масата.
Работен процес: Обработка на запитване и изготвяне на оферта
Какво виждам тук: Началото е ясно, но писмото стои в личната поща на един човек и останалите не виждат кога е дошло.
Какво виждам тук: Името, фирмата и искането вече ги има в имейла, но човек ги въвежда втори път на ръка в таблицата.
Какво виждам тук: Проверката става с обаждания и въпроси между колеги. Запитването спира и чака отговор.
Какво виждам тук: Същите данни от таблицата се преписват отново в бланката за оферта.
Какво виждам тук: Офертата чака управителят да е свободен. Ако липсва уточнение, документът се връща назад за корекция.
Какво виждам тук: Търговецът прикачва файла и изпраща отговора от пощата си.
Същият процес в таблицата, която използвам при анализ
| Стъпка | Кой го прави | Софтуер | Бележка |
|---|---|---|---|
1Запитването пристига по имейл | Търговец | Gmail | |
2Данните на клиента се прехвърлят в таблица | Търговец | Excel | въвежда се втори път |
3Проверка на наличности и условия | Оперативен екип | на ръка, без софтуер | чака отговор или проверка |
4Подготовка на офертата в документ | Търговец | Word | въвежда се втори път |
5Преглед и одобрение на цената | Управител | по телефон | чака отговор или проверкавръща се за корекция |
6Изпращане на офертата до клиента | Търговец | Gmail |
Какво се вижда веднага от тази таблица
От шест стъпки две се вършат на ръка без софтуер, на две места работата спира и чака, веднъж се връща за корекция и два пъти едни и същи данни се преписват отново. Още преди да говорим за каквато и да е технология, вече се вижда къде точно се задържа процесът.
Сега разпишете по същия начин един реален процес от вашата компания.
Опишете ваш процес