Повторно въвеждане
Служител пренася едни и същи данни между програмите. Това отнема от времето му за останалата работа всеки ден.
Цената: време за преписване вместо за клиенти.
Автоматизация на процеси
Освободете часове от повтарящата се работа
По-малко преписване. Повече време за клиенти.
Фактури се въвеждат два пъти. Данни се прехвърлят между таблици. Отчети се сглобяват на ръка. Поемаме тези стъпки с автоматизации върху системите, които вече ползвате, за да има екипът време за клиентите.
Примерен потокПътят на запитването
- Получено питане
през уеб формата
- Проверява данните
потвърждава достоверност
- Допълва контекст
за човека и работата му
- Възлага в CRM
на нужния отговорник
- Пише на клиента
след одобрение
Къде отиват часовете
Работа, която отнема деня на екипа
Невидяно запитване
Клиентът вече е писал, но отговорникът още не е забелязал съобщението. Работата по запитването не е започнала.
Цената: забавен отговор и чакащ клиент.
Пропусната задача
Редките задачи лесно остават извън вниманието на екипа. Когато потрябват, никой не се сеща да ги изпълни.
Цената: поправки и връщане към недовършеното.
Как помагаме на екипа
Свързваме рутинните задачи. Екипът поема трудните случаи.
За екипи, които копират между форма, таблица, CRM и поща. Свързваме ги в процес с ясен отговорник и известие при грешка.
Свързани записи
Подаденото във формата стига до таблицата, клиентската база и имейла. Не се налага служител да го пренася.
Следващата стъпка е записана
Задачи, напомняния и отчети тръгват по правило. Виждате кое е готово и кое чака човек.
Сигнал при проблем
Проблемът задейства известие до вас. Така знаете, че процесът има нужда от внимание.
Някои задачи изискват разбиране на текст или избор на действие. За тях можем да включим AI агент в автоматизацията. Останалите стъпки продължават по зададените правила.
Вижте AI агентитеПример
Вижте как се движи работата
Показваме реални процеси с опростени схеми. Виждате кои действия се изпълняват автоматично и къде участва човек.
Човек проверява и изпраща. Другите седем стъпки са автоматични.
- Начално събитие
- Клиент изпраща питане
- Готов резултат
- Офертата стига до клиента и се пази в системата. При липса на отговор следва напомняне.
- Ръчната работа
- При всяко ново питане служител повтаряше ръчно целия път от девет стъпки.
Примерен процесAI стъпките са розови, човешките са бели. Другите действия се изпълняват автоматично.
- Приема питането
с автоматичен запис
- Извлича нуждата
от написаното от клиента
- Изчислява сума
според тарифа и запас
- Попълва бланката
с данните за офертата
- Подготвя писмо
добавя офертата като файл
- Човек проверява
преди изпращането
- Човек изпраща
натиска бутона
- Пази копие
на готовата оферта
- Търси отговор
при липса на обратна връзка
Работата с нас
От един проблем до работещо решение
01 Избираме откъде да започнем
Разглеждаме ежедневната ви работа заедно. Посочваме къде автоматизацията има смисъл и къде няма. Получавате тази преценка още в началото.
02 Правим и изпитваме решението
Свързваме нужните действия в системите ви. Изпробваме липсващи данни, неочаквани заявки и прекъсвания. Проследяваме дали човекът получава задачата, когато е нужна намеса.
03 Следим първите седмици
Определяте кой от екипа ви отговаря за процеса. Подготвяме връщане към предишния начин на работа при нужда. След пускането наблюдаваме изпълнението през първите седмици.
Преди да тръгне
Чупим я нарочно. Ето какво ѝ подаваме.
Преди пускане изпитваме автоматизацията с трудни случаи от ежедневната работа на екипа ви, за да проверим как реагира и кога търси човек.
- Запитване без телефон
- Иска липсващото
- Фактура с грешен ДДС номер
- Към човек, с бележка
- CRM не отговаря 5 минути
- Нов опит, после сигнал
- Същият клиент два пъти
- Слива, без дубликат
- Файл 40 MB вместо 2
- Известие до отговорник
Какво да знаете преди старта
Ще запазим ли програмите, с които работим?
Да, работим с познатите ви инструменти. Правим връзките между клиентската база, файловете с данни и имейла. Още при първия разговор уточняваме дали някой от тях не позволява свързване.
Кой поема задачата при проблем?
При неуспех ви известяваме и предаваме задачата за ръчна обработка. Точно това изпитваме преди пускане. Проверяваме поведението при проблем, включително дали задачата стига до отговорника.
Как определяме достъпа до информацията?
Разрешените данни, отговорникът и действията при грешка се уточняват писмено преди старта. Така е ясно с каква информация работи автоматизацията и кой носи отговорност за резултата.
Кога можем да започнем да я използваме?
След като разгледаме работата и възможностите на системите ви, договаряме срок. Първо решаваме най-належащата задача. Разширяваме обхвата, когато тя вече се изпълнява без постоянно наблюдение от вас.
Има ли смисъл за малък екип?
Важна е честотата на задачата, а не броят на служителите. Дори малък екип може да има много повтаряща се работа. В анализа в началото преценявам дали вашият процес оправдава автоматизация.
Да разгледаме вашата работа
Кой процес ви изяжда най-много време?
Покажете ми как минава днес. В анализа в началото ще обсъдя с вас кои стъпки си струва да поеме автоматизация и кои да останат при човек.