Всеки бизнес започва отнякъде. Много често първата клиентска база данни живее в прост Google Sheets файл.
Използването на Google Sheets като CRM е като
Но с течение на времето бизнесът расте с повече клиенти, повече колони, повече формули, повече грешки... и изведнъж осъзнавате, че велосипедът вече не е достатъчен. Време е за кола.
Тази статия е за този точен момент.
Ще ти покажа кога и защо Google Sheets престава да бъде ефективен CRM за управление на взаимоотношенията с клиенти, как да разпознаем сигналите че е време да продължим напред, и как Airtable (или подобна платформа) може да реши тези проблеми.
Ще видите и истински анализ на случай от моята практика, представяща клиент, който използва seven Google Sheets за различни кампании и се сблъсках със същата дилема.
Предимства на Google Sheets като CRM
Преди да се задълбочим в миграцията и дали има смисъл тук и сега, нека бъдем честни:
Google Sheets е чудесна отправна точка, особено когато бизнесът все още не е натрупал капитал и трябва да спести всяка възможна стотинка.
Защо бизнесът го обича:
Безплатно (или почти)
Можете да създадете прост Gmail акаунт и получавате достъп не само до Sheets, но и до други продукти на Google.
Ако е фирмен акаунт (Google Workspace), има месечни такси; обаче, основен имейл е достатъчен за начало.
Лесно за започване
Най-хубавото в Google Sheets е, че се усеща като отваряне на Excel електронна таблица.
Повечето от нас са работили в Excel, така че преминаването към Sheets е безболезнено.
Гъвкав
Можете да добавяте колони, да променяте формули, да филтрирате, да създавате диаграми или дори да пишете скриптове, ако имате нужда от специална допълнителна функционалност.
Чудесно за малки екипи
Перфектно за първи CRM експерименти, MVP-та или прототипи.
И не е нужно да плащате месечни такси само за да може екипът ви да има достъп до таблицата.
🎯 Пример:
Ако имате 30 клиенти и искате само да следите с кого сте говорили и кога, проста таблица върши работа.
Имате колони като “Име”, “Телефон”, “Дата на последен контакт”, “Коментар” и всичко е наред.
Ограничения на Google Sheets като CRM
С течение на времето този “прекрасен електронна таблица” се превръща в лабиринт.
Добавяте колони, скриптове (страхотно е да имате тази опция, но колкото повече скриптове добавяте, толкова по-крехък става листът), интеграции... и системата започва да хрипти.
Основни проблеми със CRM в Google Sheets:
Няма вградени автоматизации
Например, ако искате промяна в колоната “Контакти” автоматично да записва днешната дата в “Contact_last_update”, трябва да напишете скрипт в Google Sheets.
С малко записи и лека логика, работи. Но когато добавите повече скриптове за изграждане на вътрешни “автоматизации”, Sheets започва да се чупи.
Контролът на достъпа е твърде основен
Google Sheets предлага три роли:
- Редактор (може да прави всичко),
- Коментиращ (оставяйте коментари), и
- Зрител (само за четене).
Удобно, но рисковано. В даден момент някой може случайно да изтрие важна формула или ред, което ще счупи таблицата и ще забави работния процес.
Бавен с много данни
При над ~5000 реда, листът започва да забавя.
Скриптовете се изпълняват бавно.
Някои автоматизации изобщо не се задействат, защото системата е “задъхана”.”
Няма релационни връзки между таблиците
Ако имате една страница за “Клиенти” и друга за “Сделки”, няма вграден начин да ги свържете, както в истинска база данни.
В крайна сметка разчитате на формули като VLOOKUP(), и колкото повече имате, толкова по-крехко става всичко.
(За случая отдолу, въпреки че не беше в обхвата, инвестирахме десетки часове в организирането на базата данни на клиента, за да я направим работеща.)
Липса на анализи и табла
Google Sheets няма вградено CRM табло.
Трябва да го изградите ръчно или да използвате Google Data Studio, което добавя още един слой сложност.
Сигнали, че е време да мигрирате
Ето някои червени флагове че вашата електронна таблица вече не е достатъчна:
🚨 Листът се отваря бавно.
Кликнете върху него, изчаквате да зареди (дори успявате да отговорите на съобщение в Messenger междувременно) и след няколко секунди, най-накрая показва вашите данни. Скриптовете започват да хвърлят грешки или спират да работят.
🚨 Твърде много страници и формули.
В днешния пример имате по един раздел за всяко местоположение или кампания (7 страници… засега). Членовете на екипа започват да се “давят” в структура и информация.
🚨 Повече хора, повече проблеми.
Когато няколко души работят едновременно, рискът от случайни промени или изтривания се увеличава.
В Google Sheets CRM, всеки с достъп за редактор може да прави всичко и не можете да прецизирате разрешенията за всяко поле или изглед.
🚨 Грешки в данните.
Дублиращи имена на клиенти (още една причина да имате автоматизация за почистване/валидиране), липсващи имейли и остарели статуси.
🚨 Искате автоматизации и интеграции.
Искате промяна в “Контакти”, за да се попълва автоматично днешната дата в “Contact_last_update”.”
Google Sheets може да го направи, но е трудно и често нестабилно.
Ето функцията, която трябваше да създадем със скрипт (не се страхувайте):
// Writes the date into "Контакт_last_update" when "Контакт" changes.
// Works in any sheet that has both headers in row 1.
const CONTACT_HEADER = "Контакт";
const LAST_UPDATE_HEADER = "Контакт_last_update";
const HEADER_ROW = 1;
const DATE_FORMAT = "dd.MM.yyyy"; // or "dd.MM.yyyy HH:mm"
function _norm(s){ return String(s||"").replace(/\u00A0/g," ").trim(); }
function _findCols(sheet){
const lastCol = sheet.getLastColumn();
if (!lastCol) return {contactCol:-1,lastUpdateCol:-1};
const headers = sheet.getRange(HEADER_ROW,1,1,lastCol).getValues()[0].map(_norm);
return {
contactCol: headers.findIndex(h=>h===CONTACT_HEADER)+1 || -1,
lastUpdateCol: headers.findIndex(h=>h===LAST_UPDATE_HEADER)+1 || -1,
};
}
function onEdit(e){
try {
if (!e || !e.range) return;
const sheet = e.range.getSheet();
const { contactCol, lastUpdateCol } = _findCols(sheet);
if (contactCol === -1 || lastUpdateCol === -1) return; // required columns not found
if (e.range.getRow() <= HEADER_ROW) return; // skip header row
if (e.range.getColumn() > contactCol || e.range.getLastColumn() < contactCol) return; // not editing "Contact"
const rowStart = Math.max(e.range.getRow(), HEADER_ROW+1);
const rowEnd = e.range.getLastRow();
// new "Contact" values
const newVals = sheet.getRange(rowStart, contactCol, rowEnd-rowStart+1, 1)
.getValues().map(v => _norm(v[0]));
// for single-cell edits we can read oldValue
const singleCell = (rowStart===rowEnd &&
e.range.getColumn()===contactCol &&
e.range.getLastColumn()===contactCol);
const oldVal = singleCell ? _norm(e.oldValue) : null;
const out = [];
for (let i=0; i<newVals.length; i++){
const cur = newVals[i];
// if single-cell and value hasn't changed → keep existing date
if (singleCell && cur === oldVal) {
out.push([ sheet.getRange(rowStart+i, lastUpdateCol).getValue() ]);
continue;
}
// if empty → clear date; else → write today (Europe/Sofia)
out.push([ cur ? Utilities.formatDate(new Date(), "Europe/Sofia", DATE_FORMAT) : "" ]);
}
sheet.getRange(rowStart, lastUpdateCol, out.length, 1).setValues(out);
} catch (err) {
Logger.log("onEdit error: " + err);
}
}
И това е само one от вътрешните автоматизации трябваше да напишем скрипт.
Защо Airtable CRM (или подобна система)
За тези от вас, които не се уплашиха и стигнаха дотук...дишайте. Има светлина в края на тунела и тя е не Наближаващ влак.
За да се решат всички тези проблеми, Еъртейбъл CRM притичва на помощ.
Това е златна среда пространство между Google Sheets и пълноценен CRM като ClickUp.
Airtable прилича на електронна таблица, но под повърхността е истинска база данни.
Можете да създадете връзки между таблици (напр. Клиенти ↔ Сделки), изграждайте автоматизации, филтрирани изгледи и контролирайте кой какво вижда и какво може да прави.
Основни предимства:
- Структура на база данни с удобството на електронна таблица.
- Свързани записи между обекти—можете да имате таблици за клиенти, сделки, имоти и т.н., които “говорят” помежду си.
- Готови изгледи и филтри— виждайте данните по начини, които имат смисъл за вас (мрежа, календар, Kanban, галерия).
- Вградени автоматизации и интеграции—не се изискват външни скриптове.
- Лесно мигриране от Google Sheets—можете дори да настроите много прост n8n.io автоматизация за прехвърляне на данни от Sheets в Airtable.
Практически пример (Реален случай от Marinext AI)
Прегледахме набързо какво представляват Google Sheets и Airtable. Както обещахме, ето един скорошен случай.
Ние сътрудничи с истински агенция за недвижими имоти, която използваше Google Sheets като свой CRM.
Те имаха седем страници – по един за всяка от целевите локации в София.
Когато започнахме, таблиците бяха хаотични; брокерите въвеждаха данни непоследователно (или изобщо не ги въвеждаха), а собственикът на бизнеса нямаше ясна представа какво се случва с клиентите.
Прекарахме десетки часове в правилното структуриране на таблиците.
Но, необходими са някои промени автоматизации / вътрешни функции, без значение как ги наричате.
Без тях просто не бихме могли да продължим напред.
Предизвикателствата, пред които се изправихме
Проблемът възникна, когато имаше твърде много автоматизации, и вече не можехме да разчитаме на стандартните възможности на Google Sheets.
Трябваше да напишем няколко персонализирани скрипта да запазите контрола върху данните и да избегнете човешки грешки.
☑️ Първи скрипт (onChangeTrigger и checkEmailsAcrossAllSheets) проверено за дублиращи се имейли във всичките седем раздела в CRM-а.
Идеята беше проста: ако същият имейл се появи в повече от един раздел, скриптът отбелязваше “да” в колоната “Съществува”; ако беше уникален, “не”.”
Това позволява на агентите по недвижими имоти бързо да проверят дали даден контакт вече съществува, без да се налага да търсят в стотици редове и страници.
Въпреки това, с по-големи листове, това започна натоварвам системата, и всяка промяна във всеки лист задейства проверки в all едновременно раздели.
☑️ Втори скрипт (onEdit) имаше различна цел: да проследява кога контактът е бил последно променен.
При всяка промяна в колоната “Контакт”, автоматично записва текущата дата в “Contact_last_update”.”
Това даде на екипа незабавна видимост за това колко свеж е всеки запис и се оказа критичен за една от нашите n8n автоматизации.
И двата скрипта бяха необходими, защото Google Sheets липсва вградени инструменти за тези проверки и логика.
Един от тях можеше да бъде заменен с клетъчна формула, но заключихме, че това няма да бъде устойчиво дългосрочно решение.
В крайна сметка, самите автоматизации, предназначени да ни помогнат, започнаха блокиране на системата, ясен знак, че е време да се премине към по-зряла, стабилна платформа като Airtable.
Какво направихме
- Оценка на структурата—колко маси, колко колони, колко автоматизации.
- Планиране на миграцията—проектиране на първоначалната база на Airtable.
- Импортиране на данни—Airtable поддържа директен импорт от Google Sheets.
- Настройка на автоматизации, напр.:
- При промяна на статуса → автоматично създаване на задача за брокера.
- При нов контакт → изпрати имейл и задай “дата на последен контакт”.”
- Създаване на табло— собственикът вече вижда в реално време колко нови потенциални клиенти има, кой ги обработва и какви са резултатите.
Голяма част от този проект беше, че вече бяхме построили няколко n8n автоматизации, работещи с Google Sheets на клиента.
По време на изпълнението срещнахме множество ограничения и грешки. За щастие, по това време собственикът спомена желание да мигрира скоро. Нашият екип се изправи пред избор:
- Продължете проекта (вече два месеца) да спази първоначалния график; по-късно, когато клиентът реши да мигрира, започнете нов проект, плати отново и възстанови всичко за новата система. Или
- Преглътнете вече инвестираното време (и да поискате от клиента удължаване на срока), и мигрирайте за наша сметка сега— спестявайки им хиляди от разходи и загубено време, ако това трябваше да се случи 6–12 месеца по-късно.
Ще ви оставя да гадаете кой подход избрахме...
📈 Резултат
- Край на чупливите скриптове.
- Автоматизациите са централизирани в Airtable.
- Визуален табло, свързан с базата, позволяващ на собственика да следи всичко в реално време.
- Чисти, организирани данни с контролиран достъп.
- Екипът работи по-бързо, с минимално преобучение.
Заключение
Google Sheets е прекрасен приятел в началото – прост, надежден и лесен.
Но докато бизнесът расте, този приятел може да започне възпира те.
Мигриране към Еъртейбъл (или подобна система) не е просто смяна на инструменти; това е промяна в начина, по който управлявате бизнеса си.
Спирате да мислите за скриптове, ограничения и грешки - и започвате да се фокусирате върху клиентите, процесите и резултатите.
Еъртейбъл осигурява гъвкавостта за изграждане на вътрешни автоматизации, табла и системи, които развивам се с теб.
