На 710 колони ударихме стена, която не видяхме да идва.

Не защото сме направили грешка. 

Не защото някой “не е планирал правилно”.” 

Но тъй като системата правеше точно това, което трябваше да прави: развиваше се, за да отговори на реалните бизнес нужди.

Проектът се движеше перфектно. 

Работите на клиента бяха по-бързи. 

Данните най-накрая имаха структура. 

Екипът се подготвяше за тренировка. 

Отвън това изглеждаше като учебникарски пример за успешна миграция от Excel към Airtable.

Тогава открихме твърдата граница на Airtable: 500 колони на таблица.

Бяхме 210 колони над!!!

Това е историята на това, което се случи след това, и защо взехме неудобното решение да сменим платформите по средата на проект на живо.

Как стигнахме дотук?

Ще ви върна там, където всъщност започна… 

В предишните две статии ви преведох през реален клиентски проект, където мигрирахме сложна оперативна система от Excel към Airtable.

Показах ти:

• Как започна миграцията?
• Защо Excel достигна своите естествени граници?
• И как Airtable първоначално отключва скорост, яснота и структура за екипа на клиента?

Също така направих директно сравнение между Google Sheets, Excel и Airtable, основано не на теория, а на това, което реално се случи в продукция.

Тази статия е продължение на същия реален проект.

И, както обещах, няма да крия нищо.

Ще видите всички грешки.

Ще видите всички грешни предположения, направени от екипа.

Ще видите всички неудобни решения, които трябваше да вземем, когато нещата не вървяха по план.

Защото реалните системи не се изграждат в презентации.

Те са изградени под напрежение, срокове и реални бизнес ограничения.

Защо съществува тази статия

По време на проекта за миграция всичко вървеше в правилната посока.

Структурата на базата данни беше дефинирана.

Екипът се подготвяше за тренировка.

Отвън изглеждаше като успешна доставка.

Но реалността на истинската работа не спира, след като една система е “готова”.”

Докато все още работехме активно по проекта, собственикът на бизнеса продължаваше да прави това, което всеки ангажиран оператор прави: усъвършенстваше процесите си.

Те създадоха нови изгледи, за да отразяват начина, по който екипът реално работи.

Добавиха нови полета за улавяне на оперативни детайли.

Те разшириха модела на данните, когато се появиха нови случаи на употреба.

Това не беше злоупотреба.

Това беше осиновяване в реалния живот.

И с всяко ново оперативно изискване, масата нарастваше.

Още колони.

Още логика.

Над това, което вече съществуваше, беше наслоена още структура.

В определен момент този растеж ни тласна към строга техническа граница: ограничението на колоните в Airtable (500 колони на таблица).

Това ограничение не се появява в демотата.

Рядко се обсъжда в уроците.

И е лесно да подцените, когато проектирате системи на хартия.

Но веднъж щом го удариш, не можеш да го игнорираш.

Тази статия обяснява какво се случи в този точен момент, когато инструмент, който работи много добре в много случаи, започва да се затруднява при реална оперативна сложност.

Пълна прозрачност, дори когато е неудобно

Искам да съм много ясен от самото начало.

Можехме да запазим всичко вътре в Airtable.

Бихме могли да имаме:

• Разделете данните в няколко таблици,
• Добавете колони за търсене,
• Изградени синхронизации между таблици,
• Закърпено е ограничението с допълнителна логика.

Системата щеше да продължи да “работи”.”

Но обещанието ми към клиента никога не беше просто да накарам нещо да работи.

Трябваше да се изгради система, която е:

• стабилен,
• мащабируем,
• и безопасно да се развива с течение на времето.

Принуждаването на инструмент извън неговите проектни ограничения въвежда скрити рискове, особено когато системата се очаква да расте с години, а не с месеци.

Тази статия обяснява защо избрахме не да се закърпи ограничението. 

Защо решихме да промениш софтуера по средата на реален производствен проект? 

И Какво ни научи това решение?

Ще ви преведа и през:

• Какво подценихме?
• Какво научихме по трудния начин?
• И как неговият опит преобрази начина, по който проектираме дългосрочни системи днес?

За кого е тази статия

Тази статия е за:

• Собственици на фирми, които разчитат на електронни таблици (Excel, Google Sheets),
• Екипи, обмислящи Airtable за сложни оперативни системи,
• Лицата, които вземат решения и ценят дългосрочната стабилност пред краткосрочното удобство,
• И всеки, който иска да разбере какво се случва след като една миграция е считана за “завършена”.”

Не е нужно да сте технически грамотни, за да го следвате.

Ще обясня всичко на прост език, използвайки реални примери от реална работа, а не абстракции.

Защото изграждането на системи за дългосрочен план не е за избор на най-популярния инструмент.

Става въпрос за вземането на правилното архитектурно решение в правилния момент, дори когато това решение е неудобно.

Какво ще научите в тази статия

В тази статия ще ви преведа през реално производствено решение, пред което са изправени много екипи, но много малко от тях обсъждат открито.

До края ще разберете:

• Защо една система може да работи перфектно в началото и въпреки това да стане рискована с течение на времето?
• Как реалната употреба разкрива ограничения, които не се появяват в демонстрации или уроци?
• Какво се случва, когато една база данни надхвърли първоначалните си предположения?
• Защо “работи” не е същото като “ще трае”?
• Как да разпознаете ранните предупредителни знаци, че текущият ви инструмент може да не се мащабира с вашия бизнес?
• Какво сгрешихме по време на миграцията и какво научихме от това?
• Защо решихме да заменим Airtable по средата на текущ клиентски проект?
• Как да мислим за дългосрочната архитектура на данните, дори и да не сме технически лица?

Това не е теоретично сравнение.

Това е поглед зад кулисите на това как производствените системи всъщност се държат и как отговорните екипи се адаптират, когато реалността ги опровергава.

Началото: Когато успешната миграция започна да разкрива структурно напрежение

Когато започнахме миграцията от Excel към Airtable, всичко тръгна в правилната посока.

Работите на клиента станаха по-бързи.

Данните най-накрая имаха структура.

Екипът придоби видимост и контрол върху ежедневните операции.

На този етап проектът беше все още активно се строи, усъвършенстван и разширен.

И това е важен детайл.

Защото истинската история не започна след доставката, тя започна по време на реална употреба.

Система, която активно се развиваше, докато ние все още я изграждахме

Докато работехме върху базата данни, клиентът не остана пасивен.

Те направиха това, което правят ангажираните собственици на бизнес.

Те използваха системата.

Те създадоха нови изгледи, за да поддържат различни оперативни сценарии.

Добавиха полета за проследяване на детайли, които бяха важни за техния екип.

Те усъвършенстваха структурата, докато се появяваха нови въпроси и нужди.

Това не беше разширяване на обхвата.

Това не беше злоупотреба.

Това беше истинско осиновяване, случващо се в реално време.

И от архитектурна гледна точка, точно тогава системите са наистина тествани.

Когато “Добра архитектура” среща реалния живот

Едно от най-големите погрешни схващания за инструменти като Airtable е, че ограниченията се появяват, защото някой “не е планирал достатъчно добре”.”

В действителност, най-сериозните ограничения възникват, когато системата се използва правилно в мащаб.

Точно това се случи тук.

Клиентът не замрази структурата и не каза: “Това е достатъчно.”

Те адаптираха системата към това как всъщност работеше бизнесът.

И всяка адаптация добавяше сложност.

Не изкуствена сложност, а оперативна сложност.

710+ колони не беше “грешка”

В един момент по време на разработката прегледахме основната таблица и спряхме.

Масата беше нараснала до над 700 колони.

Това не се случи заради хаос.

Това не се случи заради лошо планиране.

Това се случи, защото системата се разви органично, за да поддържа реална работа.

Това е критичен момент.

Когато екипите разчитат на система ежедневно, те не мислят в термини на: “Това много ли са колони?”

Те мислят в термини на: “Какво трябва да проследяваме, за да си вършим работата по-добре?”

Всеки стълб представляваше реален бизнес въпрос.

И ето неприятната истина: 

Ако една система се срине при реална употреба, проблемът не е в потребителя.

Проблемът е основата.

Твърдата граница, която достигнахме

В един момент въпросът престана да бъде теоретичен.

Airtable има максимум 500 колони на таблица.

Имахме над 710.

Това не беше “бъдещ риск” или “възможна пречка”. Беше сериозен технически проблем, който наложи незабавно решение.

Очевидното решение: Разделяне на таблицата

Ясното решение беше очевидно:

• Създайте втора таблица
• Преместете някои колони там
• Свържете двете таблици
• Използвайте полета за търсене, за да възстановите изгледа на данните

Технически поддържано. 

Архитектурно обезпокоително.

Защо отхвърлихме подхода “Разделяне + Търсене”

Когато разделите една оперативна таблица на две и ги свържете с търсения, въвеждате четири критични риска:

1. Повишена крехкост 

Сега зависите от това връзките да останат коректни, автоматизациите да се синхронизират правилно и полетата за търсене да не се чупят. 

Ако едно парче се повреди, цялата система става ненадеждна.

2. Скрита сложност

За потребителите все още изглежда като “една система”.” 

Зад кулисите, сега са няколко таблици, съединени заедно с логика. 

Това прави всяка бъдеща промяна по-трудна.

3. Експлозия от зависимости при автоматизацията

Всяко синхронизиране между таблици става автоматизация. 

Всяка автоматизация става потенциална точка на отказ. 

Не намалявате сложността; преразпределяте я, което я прави по-трудна за виждане.

4. Кошмар при отстраняване на грешки

Когато нещо се обърка, въпросът се променя от “Кое поле е грешно?” до “Коя таблица, кое търсене, коя автоматизация, кое синхронизиране се провали?” 

Времето за отстраняване на неизправности се умножава.

Трудната истина

Можехме да изградим цялата система по този начин.

Можехме да разделим данните, да създадем справките, да добавим автоматизациите и да запазим всичко работещо в Airtable.

Системата би “работила”.”

Клиентът би бил доволен в краткосрочен план.

Отвън проектът ще изглежда “успешно доставен”.”

Но това не беше стандартът, който обещахме.

Истинският въпрос

В този момент въпросът престана да бъде: “Можем ли да накараме това да работи в Airtable?”

Истинският въпрос стана: “Трябва ли да принудим Airtable да се държи като нещо, за което никога не е бил предназначен?”

Защото това, от което клиентът се нуждаеше сега, вече не беше гъвкав инструмент за електронни таблици.

Те се нуждаеха от:

• Оперативна база данни
• Дългосрочна структурна стабилност
• Свобода да се развиваме без скрити тавани

Това беше моментът, в който осъзнахме: системата беше надраснала основата.

Етичното решение

Смяната на инструменти по средата на проекта никога не е удобна.

Това означава повече работа, повече риск, повече отговорност.

Но ние поехме ангажимент към клиента:

От този момент нататък всички допълнителни разходи ще бъдат покрити от нас.

Защо?

Защото бяхме обещали устойчива система с дългосрочна използваемост и архитектурна честност.

Доставянето на крехко решение би нарушило това обещание.

Airtable е отличен продукт. За много случаи на употреба, това е правилният избор.

Но този проект беше пресякъл невидима граница. Той вече не беше инструмент за проследяване или лека вътрешна система.

Беше станало оперативен гръбнак.

И това изисква различни основи.

Мигриране отново, без да се нарушава бизнесът

Докато решихме да се преместим от Airtable, най-опасната фаза на проекта беше започнала.

Не техническата работа.

The преход.

Защото в този момент системата вече не беше експеримент или прототип.

Това вече оформяше начина, по който бизнесът функционираше ден за ден.

Хората се готвеха да го използват.

Процесите се коригираха около него.

Започваше да се формира доверие.

И така истинското предизвикателство не беше как да мигрираме.

То беше за мигриране без нарушаване на реалността.

Златното правило, което поставяме преди да докоснем каквото и да е

Преди да напишем един ред логика или да преместим един запис, дефинирахме едно не подлежащо на обсъждане правило: Бизнесът на клиента трябва да продължи да функционира нормално по време на прехода.

Без прекъсване.

Няма “ще го оправим по-късно.”

Няма полу-работещи състояния.

Това правило ръководеше всяко последващо решение.

Защо преоценихме платформата (Не само настройката)

На този етап проблемът вече не беше:

• гледания,
• формули,
• автоматизации,
• или UX.

Проблемът беше конструктивна способност.

Нуждаехме се от система, която можеше:

• Обработка на много голям брой полета в една таблица!
• Развивайте се без изкуствени тавани.
• Останете разбираеми за нетехнически потребители.
• И да не изисква постоянни архитектурни заобиколки само за да остане функционален.

Тук отстъпихме назад и оценихме алтернативите, не като инструменти, а като основи.

Представяме NocoDB (Като архитектурен избор, а не тенденция)

В крайна сметка решихме да мигрираме системата към NocoDB.

Не защото е “по-добро” в общ смисъл.

И не защото Airtable беше “провален”.

Но тъй като естеството на системата се беше променило.

Това, което започна като проста база данни, се превърна в оперативна база данни, и се нуждаеше от основа, предназначена за тази роля.

NocoDB ни даде нещо критично на този етап: контрол върху структурата, мащаба и развитието.

Но това решение има смисъл само когато се разглежда чрез сравнение.

Airtable срещу NocoDB: Кога всяко от тях има смисъл

Airtable: Където превъзхожда

Airtable е отличен продукт, когато:

• Скоростта на настройка е по-важна от дългосрочното мащабиране
• Броят на полетата в таблицата е предвидим
• Системата е предимно управлявана от интерфейс
• И моделът на данните е относително стабилен

За много екипи, Airtable е мощно подобрение спрямо електронните таблици.

Все още го препоръчваме в подходящия контекст.

Но този контекст има граници.

Къде Airtable започва да се затруднява

В този проект Airtable започна да показва напрежение, когато:

• Централната таблица нарасна отвъд стотици колони
• Операционната логика зависеше от единен, непрекъснато нарастващ набор от данни
• Разделянето на няколко таблици въведе каскадни зависимости
• И всяко заобикаляне увеличаваше крехкостта вместо устойчивостта

Никое от тях не са “грешки”.

Те са сигнали, че системата е надраснала зоната на комфорт на инструмента.

NocoDB: Какво се промени с тази основа

NocoDB подходи към проблема по различен начин.

Вместо да абстрахира базата данни, тя:

• Разкрива структурата по-честно
• Позволява значително по-високи лимити за колони (особено когато е подкрепено от Postgres)
• Отделя слоя с данни от слоя с интерфейс
• И намалява нуждата от изкуствени архитектурни трикове

С прости думи:

Системата може да расте без да се борим с платформата.

Защо това беше правилното решение за този проект

Това решение не беше за функциите.

Беше за управление на риска.

Преминавайки към система, поддържана от Postgres, с NocoDB като интерфейсен слой, ние спечелихме:

• Структурен резерв за бъдещ растеж,
• По-малко скрити ограничения,
• По-ясни ментални модели за това как се държат данните,
• И по-безопасен път за дългосрочна еволюция.

Най-важното е, че намалихме вероятността бъдещият растеж да предизвика нова извънредна миграция.

Критично уточнение

Това не е аргумент срещу Airtable.

Това е спор за архитектурна честност.

Всеки инструмент има обхват, в който блести, и точка, в която натискът създава скрит дълг.

Нашата отговорност не беше да защитаваме инструмент.

Това беше, за да защити бизнеса на клиента.

Подготовка на етапите за миграция

Едва след:

1. Предефиниране на нашите ограничения,
2. Избор на основа, съответстваща на реалността на системата,
3. И заключвайки правилото за “без прекъсване”, преминаваме към изпълнение.

Следващият раздел разяснява как мигрирахме отново, стъпка по стъпка, без да нарушаваме работните процеси, доверието или сроковете.

Това е мястото, където започна истинската сложност.

Стъпка 1: Възстановяване на базата данни по правилния начин

Това беше най-важната и най-малко видимата промяна в целия проект.

В Еъртейбъл, структурата и интерфейсът са тясно свързани.

Таблици, полета, изгледи и употреба растат заедно, често без ясни граници.

В NocoDB + PostgreSQL, те не са.

Тази раздяла ни даде възможност да направим нещо критично: Проектирайте базата данни умишлено, вместо да я оставяте да се развива случайно.

Какво направихме различно този път

• Схемата на базата данни беше проектирана първо, а не открита с течение на времето
• Типовете полета бяха избрани умишлено, а не “защото работеха преди”
• Наименованията бяха стандартизирани
• Прегледани бяха излишни и припокриващи се полета, не бяха копирани на сляпо

Но едно нещо е важно да се изясни: Не опростихме бизнеса, за да улесним базата данни.

Бизнесът беше сложен и с право.

Нашата работа беше не да се намали тази сложност, а да му се даде основа, която да може да го издържи дългосрочно!!!

Стъпка 2: Изгледите остават критични и напълно поддържани

Едно изискване беше не подлежащо на обсъждане от първия ден: гледания.

Екипът на клиента разчита много на тях:

• Различните роли се нуждаят от различни гледни точки
• Ежедневната работа зависи от филтрирани, структурирани изгледи
• Един набор от данни трябва да обслужва множество оперативни нужди

Това е важно да се заяви ясно: Гледанията никога не са били проблем!

Те бяха една от причините Airtable да работи добре в ранните етапи.

И те също бяха една от основните причини NocoDB беше жизнеспособна алтернатива.

Важното за нас беше просто:

• Множество изгледи върху една и съща таблица
• Видимост, специфична за ролята, без дублиране на данни
• Стабилни филтри и сортиране, на които хората могат да се доверят ежедневно

NocoDB поддържаше всичко това, без да налага компромиси в структурата на данните.

От гледна точка на потребителя:

• Работите останаха познати
• Ежедневните навици не се промениха
• Нищо не се “счупи”

И това беше точно целта.

Защо избрахме NocoDB (Само практически причини)

След като ограничението на колоните в Airtable стана сериозен проблем, оценихме алтернативи.

NocoDB се открои по много практически причини:

• Няма изкуствено ограничение на колоните като в Airtable
• Директна връзка към PostgreSQL (до ~1600 колони на таблица)
• С отворен код и напълно самостоятелно хостван (спестява много месечни разходи в сравнение с плановете на Airtable)
• Пълен контрол върху фирмените данни (защото се самохоства)
• Неограничен брой членове на екипа, без ценообразуване на място (спестява много разходи месечно в сравнение с плановете на Airtable)

За този конкретен проект тези точки бяха по-важни от всеки “списък с функции”.

Преустройство от нулата нарочно

NocoDB поддържа директно импортиране на база от Airtable.

Опитахме го.

Но импортираната структура не отразяваше действителната логика на системата; тя просто отразяваше ограниченията на Airtable.

Затова взехме съзнателно решение:

Преизградихме базата данни от нулата.

Поле по поле.

• Всеки съществуващ стълб беше проверен спрямо оригиналната логика на Excel
• Бизнес смисълът беше валидиран, а не предположен
• Полетата бяха добавени само когато служеха на ясна цел

Това не беше по-бързо.

Но беше по-безопасно.

Стъпка 3: Изпълнение на миграцията, без да се нарушава работата на бизнеса

Това беше фазата, в която повечето неща можеха да се объркат.

До този момент:

• Решението за платформата беше взето
• Структурата беше преработена
• Гледките бяха пресъздадени

Остана най-чувствителната част от целия проект: преместване на реалността от една система в друга, без да се уврежда доверието.

Тази стъпка не беше за скорост.

Ставаше въпрос за контрол.

Миграция на данни без изненади

Не мигрирахме всичко в един масивен импорт.

Този подход изглежда ефективен и крие проблеми, докато не стане твърде късно.

Вместо това, мигрирахме постепенно.

Всяка партида беше валидирана за:

• брой записи
• цялост на полето
• форматиране на гранични случаи

Всяко несъответствие беше разследвано.

Нищо не беше игнорирано “защото предимно работи”.

Това ни забави малко и ни спаси от структурни грешки, които биха били изключително скъпи по-късно.

Неочакваната полза

Веднъж системата живееше на PostgreSQL, разговорът се промени.

Вместо: “Може ли инструментът да направи това?”

Започнахме да питаме: “Какво трябва да стане тази система следващо?”

Анализ?

Вътрешни инструменти?

Работни процеси с помощта на изкуствен интелект?

Персонализирани интерфейси?

Всичко това е възможно без ново преустройство.

Истинският урок от тази миграция

Най-опасните системи не са тези, които се чупят рано.

Те са тези, които работят достатъчно добре, за да те хванат.

Airtable не провали този проект.

Точно това направи, за което беше създадено.

Грешката би била да се преструваме, че проектът не е надраснал това.

Заключение: Защо тази миграция промени начина, по който изграждаме системи

Този проект не просто промени база данни.

Това промени начина, по който мислим за автоматизацията, инструментите и отговорността.

В Marinext AI често казваме, че Автоматизацията не е замяна на ръчния труд.

Става въпрос за изграждане на системи, които могат да оцелеят в реалността.

Тази миграция доказа това твърдение на практика.

Където HARDEN™ беше подложен на изпитание

Методът HARDEN™ не беше нещо, което приложихме постфактум.

Това беше рамката, която ни позволи да разпознаем проблема рано и да го поправим, преди да се превърне в неуспех.

Ето как този проект подсили всяка фаза:

Открий

Ние не просто картографирахме процеси.

Наблюдавахме как системата всъщност се разви, след като хората започнаха да я използват ежедневно.

Проектирай

Спряхме да проектираме за това, което инструментът позволяваше, и започнахме да проектираме за това, което бизнесът изискваше.

Изгради

Системата беше възстановена с предпазни мерки, а не с компромиси.

Прекъсване (Контрол на качеството)

Третирахме самия растеж като тест за стрес, а не като изключение.

Укрепи

Мониторингът, валидирането и структурната безопасност станаха задължителни.

Стартирай

Преходът се случи, без да се наруши доверието или ежедневните операции.

Наблюдавай

Най-важното е, че системата вече е създадена да бъде наблюдавана, а не само използвана.

Това е как изглежда HARDEN™ в реалния живот, не като теория, а като дисциплина.

По-дълбокият урок

Най-трудните решения при проектирането на системи рядко са технически.

Те са решения за времето.

Кога да спрем да напъваме един инструмент отвъд лимитите му?

Кога да признаем, че “работата” не е същото като “безопасно”?

Кога е по-добре да промениш посоката, преди да стане болезнено?

Този проект можеше да остане в Airtable.

Щеше да продължи да работи известно време.

Но дългосрочни системи не са изградени чрез принуждаване на инструментите да се съобразяват.

Те са изградени чрез избор на основи, които зачитат растежа.

Какво означава това за собствениците на бизнес

Ако има един извод от тази история, то е този: Успешната миграция не е краят на проекта. Тя е началото на отговорността.

Инструментите няма да ви защитят от сложността.

Само архитектурата ще.

И архитектурата не е за софтуер.

Става въпрос за решения.

Защо споделям това публично

Не пиша тези статии, за да покажа инструменти.

Пиша ги, за да документирам реалността, включително грешки, ограничения и неудобни моменти.

Защото реалните системи не се създават в демота.

Те са изградени под напрежение, с реални данни, реални хора и реални последствия.

Тази статия съществува, за да не се налага на другите да учат тези уроци по трудния начин.

Последна мисъл

Най-опасните системи не са тези, които се провалят бързо.

Те са тези, които работят достатъчно добре, за да отложат трудни решения.

HARDEN™ съществува, за да предотврати точно това.

И тази миграция сега е част от неговата еволюция.